| Presentación
La Dirección de Administración de Personal de la Corte Suprema de Justicia como órgano responsable de la administración del personal de la institución, tiene como objetivo fundamental la planificación, organización, coordinación y supervisión de todas las actividades a fin de agilizar y encaminar todos los trabajos de administración de personal, conforme a las disposiciones establecidas en el marco de las políticas y directivas emanadas de la Corte Suprema de Justicia y/o el Consejo de Superintendencia, para garantizar el adecuado desempeño institucional.
Las actividades desarrolladas por la Dirección se realizan en forma conjunta y coordinada con todos los Departamentos y Divisiones que la conforman, según la Estructura Organizacional y las funciones de cada área de trabajo establecido en el Manual de Organización y Funciones, aprobados por Resolución N° 1681/08 de la Corte Suprema de Justicia.
Asimismo se convierte en función principal de la Dirección de Administración de Personal cumplir y hacer cumplir las Disposiciones, Reglamentos, Resoluciones, Normativas y Procedimientos vigentes, existiendo además funciones específicas entre las que cabe resaltar las siguientes:
- Garantizar la vigencia de un sistema integral, correcto y actualizado de manejo de legajo del personal, mediante el cual es fácil acceder a todos los datos y documentación de la carrera laboral de cada uno de los funcionarios de la institución.
- Asegurar el cumplimiento eficiente de los procesos de control y movimiento del personal, notificaciones e inspectorías y verificar los resultados. Asegurar las informaciones para la toma de acciones preventivas y correctivas.
- Dirigir todo el trámite de obtención de la documentación sobre nombramiento y/o contratación del funcionario, cuya vinculación a la institución ya fuera aprobado.
- Elaborar propuestas de políticas, normas y procedimientos necesarios para regular la gestión ágil y eficiente sobre la administración del personal de la institución.
- Elaborar informes estadísticos y de impacto sobre los datos de ausentismos, y sus posibles causas reales. Recomendar acciones correctivas viables para los casos de alto porcentaje de ausentismos.
- Diseñar procedimientos que tienen que ver con la alimentación de datos correctos, completos y oportunos, en el sistema de Legajos, a fin de mantenerlos actualizados y confiables.
- Reasignar a los funcionarios que se encuentran a disposición por diversos motivos, conforme a los requerimientos y necesidades de las diversas dependencias de la institución.
- Desarrollar e implementar jornadas de información y socialización, dirigidas a Directores y Jefes de Departamentos de la institución, sobre procedimientos vigentes en la Dirección y cuyos alcances afectan a la gestión de los funcionarios
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Organigrama
SECRETARÍA
La Secretaría de la Dirección de Administración de Personal tiene como objetivo principal la realización de todas las actividades de apoyo a la Dirección en la administración general de la correspondencia, documentos oficiales, la comunicación y el archivo en general, la atención al público y la agenda diaria de la Directora.
Además de la función primordial existen tareas y funciones específicas que son desarrolladas diariamente en la Secretaría:
- Generar la dinámica de ejecución de los trabajos de los funcionarios a su cargo, orientando y dirigiendo sobre cómo realizar los mismos.
- Supervisar y controlar todos los trabajos desarrollados por los funcionarios a su cargo, cuidando de los logros de las metas propuestas.
- Controlar las actividades de recepción, clasificación, registro, distribución y archivo de la correspondencia y documentos en general recibidos para la Dirección.
- Elaborar proyectos de notas, memorandos, circulares, informes y cualesquiera otros documentos oficiales de la Dirección.
- Hacer seguimiento, control del recorrido y ubicación de los expedientes ingresados en la Dirección y cuyo reclamo pudiera hacerse interna y externamente.
- Recabar datos e informaciones necesarias para la toma de decisiones y elaboración de documentos por el Director. Tramitar notas internas que requieren la aprobación del Director.
- Velar por la integridad, el ordenamiento, la clasificación y mantenimiento de los archivos de correspondencias y documentos recibidos y remitidos, de la Dirección.
- Expedir copias legalizadas de documentos del archivo, con autorización de su superior.
- Distribuir copias de resoluciones, notas, circulares, memorandos que afectan a las diferentes áreas de la Dirección, en forma correcta y oportuna.
- Realizar trabajos propios de secretaría como: atención a las personas que tienen audiencia con el Director, manejo de agenda diaria, atención a las comunicaciones en general.
- Supervisar y hacer seguimiento del manejo del archivo general de los documentos de todas las áreas de la Dirección, atendiendo que responda a las necesidades de funcionalidad y seguridad.
- Realizar verificaciones de ubicación física (ubicación real) de los funcionarios, en base a las solicitudes de comisiones presentadas por los mismos.
- Elaborar informes sobre las solicitudes de comisiones presentadas y remitirlos a consideración de la Dirección General de Recursos Humanos para su posterior estudio en el Consejo de Superintendencia.
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Departamento de Legajos
El objetivo primordial del Departamento de Legajos consiste en planificar, organizar, coordinar y supervisar todas las actividades a fin de mantener un sistema integral, correcto y actualizado de manejo de Legajo del Funcionario, mediante el cual se facilite el acceso a todos los datos y documentaciones de la carrera laboral de cada uno de los funcionarios de la Institución.
Organizar y coordinar eficientemente todas las actividades del Departamento, cuidando de obtener el mejor rendimiento, atendiendo los factores de simultaneidad, oportunidad y control cruzado se convierte en una función importante, así como también entre las funciones específicas desarrolladas por el Departamento de Legajos resulta necesario citar las siguientes:
- Elaborar la ficha del personal nombrado o contratado, conforme a los Decretos y/o Resoluciones recibidos de la Corte Suprema de Justicia y a los documentos y datos presentados por los funcionarios.
- Registrar los datos del funcionario nombrado o contratado en el sistema informático de Legajos.
- Registrar el movimiento de personal, suspensiones, renuncias, reintegros, apercibimientos y otras sanciones, recibidas del Consejo de Superintendencia de la Corte Suprema de Justicia en las fichas y en el sistema informático.
- Elaborar informes, listados y otros datos estadísticos de los Magistrados y funcionarios judiciales de la Corte Suprema de Justicia, solicitados por el Consejo de Superintendencia, Superintendencia General de Justicia, Juzgados, Dependencias y otras instituciones como Ministerio Público, Contraloría General de la República, etc.
- Elaborar Certificados de trabajo y de Legajos (Foja de Servicio) de Magistrados y funcionarios de la Corte Suprema de Justicia.
- Actualizar los Legajos (Fichas y sistema informático) conforme a los documentos presentados por funcionarios y dependencias de recursos humanos de las Circunscripciones Judiciales del interior del país, así como de relevamientos realizados por el Departamento.
- Supervisar los trabajos sobre el registro y control de las licencias de salud, particular, duelo, matrimonio, maternidad, lactancia y vacaciones de los funcionarios de la institución conforme a las políticas y directivas establecidas.
- Brindar información del personal de la institución sobre referencias laborales solicitadas por diversas entidades, debidamente identificadas.
- Registrar las firmas de los funcionarios de la Corte Suprema de Justicia.
- Confeccionar fichas de practicantes, previa verificación de las documentaciones presentadas y exigidas por la Corte Suprema de Justicia.
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División de Licencias
La División de Licencias dependiente del Departamento de Legajos es la encargada de la elaboración de los informes sobre las solicitudes de permisos presentadas por los Magistrados, Actuarios y funcionarios en general. En el caso de los Magistrados y Actuarios, con sus respectivas propuestas de interinazgos para su consideración en la Dirección General de Recursos Humanos y el Consejo de Superintendencia de la Corte Suprema de Justicia.
Esta División tiene como objetivo fundamental realizar todas las actividades necesarias a fin de agilizar los trabajos concernientes a las licencias de los funcionarios de la institución conforme a las políticas y directivas establecidas.
De esta manera se desprenden del objetivo fundamental las siguientes funciones específicas:
- Confeccionar planillas de licencias (salud, particulares, duelo, matrimonio, maternidad, lactancia) y vacaciones de funcionarios para su consideración a la Dirección de Administración de Personal y posterior remisión a la Dirección General de Recursos Humanos.
- Recepcionar y registrar en el sistema informático las solicitudes de licencias, comisiones de trabajo posterior a su aprobación correspondiente. Realizar carga de permisos de funcionarios, de Resoluciones dictadas por el Consejo de Superintendencia, de aprobación de permisos por la Dirección General de Recursos Humanos, en el sistema informático, específicamente el módulo de Control de Licencias.
- Redactar memorandos para la Dirección General de Recursos Humanos, Consejo de Superintendencia y Superintendencia General de Justicia, sobre los funcionarios que solicitan permisos especiales, ya sea por motivos particulares, de salud, como permisos sin goce de sueldo.
- Elaborar informes sobre solicitudes de licencias presentadas por los Magistrados Judiciales y Actuarios Judiciales con su respectiva propuesta de interinazgo para su consideración en el Consejo de Superintendencia de la Corte Suprema de Justicia.
- Registrar en el sistema informático las licencias de Magistrados y funcionarios en general recibidas de la Mesa de Entrada de la Corte Suprema de Justicia.
- Elaborar informes sobre cantidad de licencias utilizadas, solicitados por la Dirección General de Recursos Humanos y por el Consejo de Superintendencia.
- Elaborar informes sobre funcionarios que han excedido las licencias establecidas por la Acordada N° 252, a fin de remitir al Consejo de Superintendencia, a los efectos de tomar las medidas correspondientes.
Todos los informes sobre las solicitudes de licencias son elaborados de conformidad a las Acordadas N° 252/02, N° 116/99 y N° 592/09 de la Corte Suprema de Justicia.
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Departamento de Control y Movimiento
Este Departamento tiene como objetivo fundamental la planificación, organización, coordinación y supervisión de todas las actividades a fin de dar cumplimiento eficiente de los procesos de control y movimiento del personal: notificaciones e inspectorías y la verificación de los resultados, así como asegurar las informaciones para la toma de acciones preventivas y correctivas.
El Departamento de Control y Movimiento realiza sus actividades de manera conjunta y coordinada, con las Divisiones que lo conforman: División Control Informático de Marcación, División Notificaciones y División de Inspectoría. Entre las actividades y funciones específicas desarrolladas se pueden mencionar las siguientes:
- Proveer informaciones actualizadas y certeras referentes a los recursos humanos de la institución, para la toma de decisiones, la concesión de permisos y/o la aplicación de sanciones al funcionario que haya incurrido en incumplimiento.
- Cumplir y hacer cumplir con la colaboración de sus diferentes Divisiones, las Disposiciones, Reglamentos, Resoluciones, Normativas y Procedimientos Vigentes y controlar el cumplimiento de las mismas por parte de los trabajadores.
- Asegurar el mantenimiento de un sistema de registro y control de asistencia de los funcionarios de la Institución a través de la División Control Informático de Marcación.
- Verificar el cumplimiento de las notificaciones de documentos realizadas por la División de Notificaciones a los Magistrados y funcionarios afectados o involucrados por los mismos.
- Recibir informes de los trabajos de la División Inspectoría relacionados con la disciplina, uso de uniforme, entradas y salidas del personal en horario de trabajo y otros asuntos.
- Realizar periódicamente relevamientos sobre todo de la parte jurisdiccional, dentro del Palacio de Justicia, en los alrededores y en Gran Asunción.
- Efectuar relevamientos específicos solicitados al Departamento, por el Consejo de Superintendencia, la Dirección General de Recursos Humanos, la Dirección General de Auditoría, entre otros.
- Solicitar relevamientos o ciertos datos de funcionarios a las diferentes Circunscripciones Judiciales del país (a través de Coordinación de Circunscripciones y notas enviadas a los Administradores o Encargados de Recursos Humanos de dichas Circunscripciones).
- Preparar permanentemente informes para las distintas dependencias que los solicitan (Dirección de Administración de Personal, Dirección General de Recursos Humanos, Superintendencia General de Justicia, Consejo de Superintendencia, Dirección General de Auditoría Interna, entre otros).
- Recibir a los funcionarios puestos a disposición de Personal, habilitar planillas de control de asistencia para los mismos y otorgar los correspondientes Vistos Buenos a los permisos por ellos solicitados, si son procedentes.
- Reubicar a los funcionarios puestos a disposición de conformidad a los diversos requerimientos existentes en materia de personal en las distintas áreas de la institución, con la autorización de la Dirección. Elaborar los documentos de asignación (memos) para la reubicación de los mismos.
- Controlar y verificar la presencia de los funcionarios en sus respectivas oficinas a pedido de los Jefes, Directores, Jueces o Miembros así como también labrar actas a solicitud de los mismos.
- Preparar, controlar y modificar planillas de funcionarios (relevamientos, comisiones interinstitucionales, pedidos de funcionarios, reubicaciones de funcionarios, entre otros).
- Supervisar la ejecución del plan de ferias judiciales y registrar las informaciones.
- Atender permanentemente los conflictos suscitados entre funcionarios con sus respectivos Jefes y funcionarios entre sí.
División Control Informático de Marcación
Esta División, dependiente del Departamento de Control y Movimiento, tiene como objetivo principal realizar todas las actividades necesarias, a fin de llevar un registro y control eficiente, de la asistencia de los funcionarios de la institución.
Las actividades desarrolladas por la División Control Informático de Marcación son descriptas a continuación:
- Aplicar el control de asistencia de los funcionarios de la Corte Suprema de Justicia con medidores y herramientas correspondientes.
- Controlar y supervisar los relojes digitales habilitados para la marcación de entrada/salida de los funcionarios de la Corte Suprema de Justicia, en la capital y demás Circunscripciones Judiciales del país.
- Elaborar y entregar las credenciales de identificación a los funcionarios de la Corte Suprema de Justicia, así como también para Gestores Habilitados, Pasantes de la Universidad Católica, Facilitadores Judiciales, entre otros.
- Elaborar reportes sobre ausencias injustificadas, llegadas tardías y/o abandono de cargo del personal de la institución.
- Confeccionar informes sobre las horas extraordinarias de trabajo de determinadas localidades.
- Recepcionar y verificar las planillas de asistencia de las dependencias que no cuentan con el control digital de marcación.
- Incluir a los funcionarios recientemente vinculados con la institución al régimen de control de personal, por medio de captación de huellas dactilares.
- Transferir fotos y firmas digitales de los funcionarios al módulo informático de legajos.
- Instalación de relojes marcadores en diferentes Juzgados de la Capital e interior del país.
- Plastificar las matrículas de abogados, oficiales de justicia, peritos entre otros emitidas por la Corte Suprema de Justicia.
División de Notificaciones
La División de Notificaciones dependiente del Departamento de Control y Movimiento es la responsable principalmente de notificar a todos los Magistrados y funcionarios los Decretos, Resoluciones y Disposiciones emanadas de la Corte Suprema de Justicia y/o el Consejo de Superintendencia sobre nombramientos, ascensos, traslados, comisiones, etc. La remisión de las disposiciones se realiza a todos los afectados, tanto de la Capital como de todas las Circunscripciones Judiciales del interior del país.
Es así que su objetivo fundamental consiste en realizar todas las actividades necesarias concernientes al proceso de notificación oportuna a los funcionarios de la institución sobre Resoluciones, Decretos, Actas y otras disposiciones del Consejo de Superintendencia y/o de la Corte Suprema de Justicia que los afecta e involucra.
De esta forma se describen las funciones específicas que derivan del objetivo fundamental:
- Brindar atención personalizada a las diferentes personas que deben ser notificadas de alguna resolución o decreto. Encargarse así mismo de transmitir a los nuevos funcionarios que se incorporan a la institución, los objetivos institucionales e introducirlos al conocimiento de la estructura administrativa y jurisdiccional de la Corte Suprema de Justicia, proporcionándoles información básica y necesaria acerca del funcionamiento y organización de la misma, así también se les exponen sus obligaciones y derechos como funcionario judicial, facilitando de esta manera la integración a su grupo de trabajo.
- Proporcionar indicación de los trámites que debe realizar el nuevo personal al vincularse con la institución y los documentos que deben presentar o llenar en las demás reparticiones pertinentes.
- Recepcionar y organizar las Resoluciones, Decretos, Actas y otros documentos emitidos por el Consejo de Superintendencia y/o la Corte Suprema de Justicia para su correspondiente notificación.
- Brindar información oportuna a los funcionarios de la institución acerca de las disposiciones generales, como también a los funcionarios afectados por alguna disposición emitida por el Consejo de Superintendencia y/o la Corte Suprema de Justicia.
- Solicitar información al Departamento de Legajos sobre datos de los funcionarios de la institución a fin de ubicarlos físicamente para su notificación correspondiente.
- Notificar a las partes afectadas de las Resoluciones, Decretos, Actas y otras disposiciones de la Corte Suprema de Justicia y/o el Consejo de Superintendencia.
- Confeccionar formularios de constitución de domicilio del personal contratado.
- Convocar a los funcionarios contratados para la firma del contrato correspondiente.
- Remitir las notificaciones vía fax a las Circunscripciones Judiciales del interior del país.
- Remitir al Departamento de Legajos las documentaciones originales, con el objeto de registrar en la ficha del funcionario de la institución.
- Elaborar y presentar reportes periódicos sobre las notificaciones realizadas al Departamento de Control y Movimiento.
División de Inspectoría
La División de Inspectoría, dependiente del Departamento de Control y Movimiento, tiene como objetivo principal realizar todas las actividades necesarias concernientes a la supervisión de los funcionarios de la institución a través de trabajos de inspectoría que tienen que ver con la asistencia, disciplina, uso de uniforme, entradas y salidas del personal en horario de trabajo.
Entre las funciones específicas llevadas a cabo en forma periódica por esta División corresponde mencionar las siguientes:
- Organizar, coordinar y supervisar el trabajo de los inspectores en lo que respecta al control, en la capital y en las Circunscripciones Judiciales del interior del país.
- Supervisar el control de los funcionarios de la institución en los horarios de entrada y salida, así como el uso del uniforme y de las credenciales identificatorias.
- Controlar la permanencia de los funcionarios de la institución en el lugar de trabajo correspondiente.
- Asistir a las verificaciones solicitadas por el superior jerárquico y redactar Actas e Informes sobre irregularidades cometidas por los funcionarios.
Departamento de Nombramientos y Contratos
El Departamento de Nombramientos y Contratos tiene como objetivo fundamental planificar, organizar, dirigir y controlar todas las actividades necesarias para realizar todo el trámite de obtención de la documentación sobre nombramiento y/o contratación del funcionario, cuya vinculación a la institución ya fue aprobada.
Además de las funciones generales de organización, coordinación y aplicación de técnicas de gerenciamiento de relaciones humanas, se desarrollan también las siguientes funciones específicas:
- Recepcionar los Decretos de nombramientos y Resoluciones de Contratación de personal.
- Elaborar y remitir los Contratos a la Dirección, a fin de enviar a la Secretaría General de la Corte Suprema de Justicia para la firma correspondiente.
- Recibir los Contratos firmados por el Presidente de la Corte Suprema de Justicia para posteriormente ser firmados por los contratados.
- Actualizar la nómina de personal permanente y contratado en una planilla destinada para el efecto, a fin de contar con la información de vacancias del Anexo de personal.
- Solicitar al Departamento de Presupuesto la disponibilidad presupuestaria en los Rubros de Jornales y Honorarios Profesionales, a fin de elevar propuestas de contratación de personal para la institución.
- Proveer de información a la División de Liquidación de Remuneraciones con relación a las personas nombradas recientemente para su inclusión en el SINARH.
Oficina de Acreditación de Gestores
La Oficina de Acreditación de Gestores fue creada en base a la necesidad de mejorar el control sobre las personas que ingresan a la institución en carácter de gestores.
Su implementación fue aprobada por Acta Nº 19/07 del Consejo de Superintendencia, así como también el procedimiento y la reglamentación a seguir para la acreditación respectiva. Asimismo por Acta N° 15/09 el Consejo de Superintendencia autorizó la renovación de las acreditaciones de los Gestores habilitados, estableciendo como fecha límite el 15 de junio de 2010 conforme Acta N° 17/10.
Esta Oficina es la encargada de la recepción de las documentaciones exigidas, la verificación de las mismas y posterior emisión y entrega de las credenciales solicitadas, una vez aprobadas por la Dirección.
Para la habilitación de la credencial de Gestor se deben presentar los siguientes documentos:
- Fotocopia de cédula autenticada.
- Foto tipo carnet.
- Certificado de Antecedente Policial.
- Certificado de Antecedente Judicial.
- Constancia de trabajo del estudio jurídico y/o escribanía.
- Constancia de vida y residencia.
Una vez verificados los documentos, se procede a la carga de todos los datos del Gestor en el sistema informático, para finalmente imprimir el carnet de Gestor habilitado, con la aclaración de que dichas personas no son funcionarios judiciales, y con una validez de 2 años.
En el año 2010 se han registrado 199 Gestores Habilitados.
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Informe de Gestión
Ver: Informe de Gestión 2008 [formato PDF - 450 KB]
Ver: Informe de Gestión 2007 [formato PDF - 58 KB]
Memorias
Ver: Memoria 2009 [formato PDF - 393 KB] |
