El acceso al servicio puede realizarse a través de dos vías:
1. Casos Judiciales (Derivación)
- Inicio: El Juzgado emite un oficio, providencia o Auto Interlocutorio (AI) de derivación.
- Plazo: Puede celebrarse antes o durante el proceso judicial, siempre y cuando no se haya dictado la providencia de autos para sentencia.
- Agendamiento: Las partes o sus representantes deben presentar una copia de la resolución judicial en la secretaría de la Dirección de Mediación para registrar el caso, abrir la carpeta institucional y fijar la fecha y hora de la audiencia. Cuando corresponda, la Dirección solicitará formalmente el oficio a través de la Plataforma de Oficios Judiciales Electrónicos para su anexión digital.
2. Casos Extrajudiciales
- Inicio: Cualquier ciudadano interesado puede solicitar el servicio de manera directa. También puede gestionarse a través de un abogado patrocinador, el Ministerio de la Defensa Pública, el Ministerio Público o la CODENI, según corresponda.
- Alcance: La solicitud puede presentarse en cualquiera de las oficinas de mediación habilitadas en las distintas Circunscripciones Judiciales del país.
Desarrollo de la Audiencia de Mediación
- Asistencia jurídica: Tanto en el ámbito judicial como en el extrajudicial, las partes tienen el derecho de acudir a las audiencias acompañadas por sus respectivos abogados si así lo desean.
- Diligenciamiento de invitaciones: Si el solicitante asume el diligenciamiento, retirará dos copias de la invitación bajo recibo y deberá devolver una de ellas con el acuse de recibo de la parte invitada el día de la audiencia. Si el solicitante no realiza el diligenciamiento, se coordinará la notificación correspondiente a través del ujier notificador.
- La sesión: Se designa un mediador y, previo al inicio del diálogo, se suscribe al correspondiente Convenio de Confidencialidad. Si la complejidad del caso lo requiere, podrán programarse sesiones complementarias. Al finalizar, se entregará a los participantes una hoja de evaluación anónima para medir la calidad del servicio.
Formas de Conclusión
- Con Acuerdo: Se entrega una copia original del acta de acuerdo a cada una de las partes. En los casos derivados judicialmente, el acuerdo se registra y se sube a la Plataforma de Oficios Judiciales Electrónicos en formatos PDF y PDF-XPS.
- Sin Acuerdo / Inasistencia de ambas partes: El mediador labra el acta respectiva y se procede al cierre del caso.
- Inasistencia de una de las partes: Se labra el acta y, según las circunstancias particulares del caso, se da por concluida la mediación o se fija una nueva fecha de audiencia.
Cuando la autoridad judicial o el trámite lo requiera, el mediador elaborará el informe técnico correspondiente para su remisión oficial.
