La tramitación electrónica de los procesos o la utilización del expediente electrónico no ha modificado las disposiciones de los códigos que rigen las exigencias para la tramitación de los juicios. Sobre este punto se aclaró que para que la presentación electrónica hecha por una persona física bajo patrocinio de un abogado sea considerada correcta, tiene que contar con la firma ológrafa de dicha persona física, es decir que si una persona se hace patrocinar por un abogado, aquella debe firmar el documento con tinta; posteriormente el abogado escanea el escrito en formato PDF/A y lo presenta en forma electrónica con su firma electrónica.

Cabe resaltar que las presentaciones que se realizan actualmente en formato digital deben dar cumplimiento a las exigencias que ya existían anteriormente tanto en el Código Procesal Civil como en el de Organización Judicial.

Teniendo en cuenta que anteriormente se encontraron casos en los que, por un error de interpretación de los abogados ante la novedad del sistema, han cargado escritos en los cuales firmaban de manera electrónica solo los patrocinantes sin consignar las firmas ológrafas de los patrocinados, lo que generó una serie de rechazos del órgano jurisdiccional en razón de que esos escritos adolecían de omisiones.

En este sentido, se precisa que los abogados que patrocinan pueden también firmar en forma ológrafa, siendo suficiente, sin embargo, que el escrito sea cargado en el portal con la firma electrónica del patrocinante. También se aclara sobre el caso en que el escrito sea patrocinado por más de un abogado, y al respecto se señaló que el sistema permite que un solo profesional suba el escrito al portal con su firma electrónica, por lo que los demás patrocinantes deberán igualmente firmar en forma ológrafa el escrito.

Para realizar una presentación electrónica se accede al portal mediante el identificador de la firma electrónica del abogado, se escanea el escrito y se pasa a formato PDF/A, en donde figura la firma ológrafa del patrocinado y eventualmente lo hacen también  los demás patrocinantes en caso de que sean varios. Una vez escaneado el escrito, el profesional  inserta la presentación en el lugar correspondiente, identificándose con su firma electrónica, finaliza la presentación y con eso pasa a incorporar el escrito al expediente electrónico.