En ese sentido, el secretario e interventor explicó que “vengo a presentar un informe parcial referente a la intervención solicitada por la Corte Suprema de Justicia desde el 11 de marzo, sobre los puntos que en su momento detectara la Dirección General de Auditoría Interna, en la que hemos adoptado diversas medidas durante estos dos primeros meses”.

Entre las acciones implementadas mencionó la incorporación de un nuevo formulario de autorización para la entrega y retiro de actuaciones, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 187 del Código de Organización Judicial, que dispone que los secretarios deberán presentar personalmente las resoluciones ante esta unidad de estadística.

Indicó que esta nueva proforma permite identificar correctamente a los funcionarios autorizados por los actuarios de los juzgados que remiten las resoluciones a la Sección de Estadística Civil y exige, además, el detalle concreto de las actuaciones remitidas, a fin de preservar la custodia de las actuaciones procesales durante esa etapa de traslado y brindar mayor seguridad en su recepción, procesamiento y devolución.

Informó sobre la puesta en marcha de un nuevo formulario de constancia provisoria de entrada de las actuaciones recibidas y de salida definitiva. Explicó que este instrumento permite contar con mayor precisión respecto a los detalles de la recepción y dejar asentadas las observaciones que pudieran detectarse al momento del procesamiento, con la consiguiente devolución.

Destacó que el proceso simplificado al que se encuentra sometida la sección intervenida comprende etapas bien definidas: recepción, verificación, registro y archivo. En ese sentido, una vez recibida la actuación, esta pasa a la etapa de verificación, que implica el control de sus formalidades externas, tales como número, sellos, firmas y fechas. Solo una vez superada dicha instancia sin observaciones se procede al registro y archivo definitivo.

También señaló que se realizó una redistribución operativa de los recursos humanos, mediante una reestructuración en la asignación de funciones de determinados funcionarios, conforme a las etapas del proceso simplificado antes mencionado.

Igualmente, informó sobre la liberación de la función relativa al registro inicial de las nuevas acciones planteadas en el sistema Judisoft. Al respecto, explicó que se dispuso la exoneración de la carga y registro inicial de las nuevas acciones promovidas ante los distintos juzgados de Paz en la plataforma Judisoft, trasladándose dicha responsabilidad a los actuarios encargados de las secretarías afectadas por la resolución mencionada.

Precisó que esta tarea incidía significativamente en el cumplimiento de las demás funciones asignadas a la Sección de Estadística Civil, sin una justificación actual suficiente, considerando que anualmente ingresaban aproximadamente 35.000 expedientes con ese único fin. Añadió que esta medida permitirá descongestionar el flujo de trabajo y concentrar mayores esfuerzos en las labores propias de la sección.

Entre otras medidas, el secretario Pavón destacó la implementación de un nuevo sistema informático desarrollado por la Dirección General de Tecnología de la Información, denominado “Sistema Informático de Seguimiento y Gestión Documental” (SISGD), que permite concentrar en un solo módulo el registro y la trazabilidad de todas las actuaciones realizadas ante la Sección de Estadística Civil.

Con su implementación, se busca fortalecer la transparencia, el control y la eficiencia en la gestión de la unidad intervenida, constituyendo una medida orientada a optimizar la gestión documental, asegurar la trazabilidad de las actuaciones y promover una mayor transparencia administrativa.

Finalmente, expresó que se han iniciado los trámites para el desarrollo e implementación del Manual de Funciones y del Manual de Procedimientos de la Sección de Estadística Civil. En ese marco, se cursó el requerimiento correspondiente a la Dirección General de Planificación y Desarrollo para solicitar la revisión técnica de la estructura organizativa de la sección, proponiendo los ajustes necesarios para su plena operativización.

Asimismo, se prevé la elaboración de un Manual de Funciones orientado a delimitar roles, competencias y responsabilidades del personal de la unidad, además de un Manual de Procedimientos que permita formalizar el proceso simplificado de la unidad en sus distintas etapas: recepción, verificación, registro y archivo.

Con ello se busca incorporar mayores controles internos, establecer responsabilidades funcionales de manera clara y detectar eventuales riesgos en la gestión de la unidad.

El abogado Pavón concluyó manifestando que, a la fecha, se registra un avance aproximado del 70 % en los trabajos de implementación de las mejoras propuestas, en atención a las observaciones formuladas por la Dirección General de Auditoría Interna. Agregó que aún resta abordar la última etapa del proceso, relativa al archivo de las actuaciones, aspecto que será desarrollado durante el tramo final de la intervención.

En ese marco, indicó que se propondrán e implementarán las actividades que mejor se adecuen al objetivo de optimizar la gestión de la Sección de Estadística Civil.