La tarea comenzó luego de ponerse al día la tramitación ordinaria de las causas y se concentró en ordenar el volumen de expedientes que aún permanecían en formato papel.

El actuario Tobías Redekop explicó que una evaluación realizada en agosto de 2024 permitió identificar alrededor de 2.500 expedientes activos en soporte físico, correspondientes a causas iniciadas entre 1980 y 2019. De este total, aproximadamente 1.500 fueron digitalizados, mientras que los restantes corresponden a causas ya finiquitadas o que permanecieron paralizadas durante varios años, por lo que no fue necesaria su digitalización.

En una primera etapa, el trabajo avanzaba a un promedio de 12 expedientes por mes. A ese ritmo, completar la digitalización habría demandado aproximadamente 18 años. Esa proyección llevó a la Secretaría a revisar la metodología y elevar la meta mensual.

“Nos fijamos como meta unos 70 expedientes por mes, tres o cuatro por jornada”, señaló Redekop.

A partir de ese cambio, la dependencia incrementó de forma sostenida el ritmo de trabajo. El actuario destacó que el avance fue posible gracias a la labor de los funcionarios de la Secretaría, quienes desarrollaron estas tareas en paralelo con la atención diaria y la tramitación ordinaria de las causas.

Según explicó, el Expediente Judicial Electrónico comenzó a operar en la dependencia en 2019. De manera complementaria, desde 2023 la Secretaría trabaja sobre causas anteriores tramitadas originalmente en papel, con el propósito de mejorar su organización y disponibilidad.

El trabajo comprende también expedientes que regresan del archivo. En esos casos, la documentación es digitalizada y luego remitida nuevamente a su lugar de conservación, lo que permite disponer de copias para futuras consultas, según las condiciones de acceso de cada causa.

Entre los principales resultados se encuentra una mejor utilización del espacio físico y de los casilleros destinados al resguardo documental.

La disponibilidad de copias digitalizadas agiliza requerimientos de profesionales, interesados y órganos jurisdiccionales autorizados. En algunos casos, también reduce la necesidad de manipular, reproducir o trasladar físicamente los expedientes.

Esta modalidad resulta especialmente útil en causas iniciadas en papel que posteriormente incorporaron actuaciones electrónicas, ya que facilita el acceso a antecedentes documentales y agiliza su revisión.

Asimismo, permite disponer de una copia adicional para consulta ante eventuales afectaciones de la documentación física y favorece una ubicación más sistematizada de los archivos que aún permanecen en la dependencia.

No obstante, algunos expedientes continúan conservándose en formato papel. Entre ellos se encuentran causas voluminosas con resolución de finiquito o caducidad, remitidas al archivo sin necesidad de digitalización, así como aquellas que registran movimiento frecuente o cuya consulta aún se realiza físicamente.

La Secretaría N.º 20 continuará con la digitalización de expedientes anteriores mientras mantiene la atención y tramitación ordinaria de las causas. La labor complementa el uso del Expediente Judicial Electrónico y contribuye a una gestión más ordenada y ágil de la documentación judicial.